Preboarding: что нужно сделать до выхода нового специалиста на работу

Успешный выход нового специалиста на проект или в команду начинается задолго до его первого дня работы. Этап, который предшествует официальному старту, называется пребординг. Это критически важный период, который определяет первое впечатление о вашей компании и закладывает основу для быстрой и комфортной адаптации специалиста. Смысл пребординга состоит в том, чтобы максимально снять тревожность у нового специалиста и обеспечить его всем необходимым для продуктивного старта.

Многие руководители и HR-специалисты недооценивают значение этого этапа, сосредотачиваясь только на онбординге. Однако качественный пребординг не просто сокращает время на адаптацию специалиста, он значительно снижает риск его быстрого ухода. Когда человек чувствует заботу и видит четкий план действий еще до старта, его уровень мотивации и лояльности к компании существенно возрастает. Это прямо влияет на его дальнейшую эффективность и долгосрочное взаимодействие с новым специалистом.

Для того чтобы подготовка к выходу прошла гладко, необходимо разработать четкий и структурированный план. Этот процесс включает как технические, так и коммуникационные аспекты.

1. Документационное сопровождение и формальности
Прежде всего, важно оперативно решить все формальные вопросы. Ничто так не демотивирует, как необходимость тратить первый день работы на заполнение бесконечных бумаг или ожидание доступа.

1. Убедитесь, что все необходимые соглашения и документы подписаны удаленно до дня выхода.
2. Соберите контактные данные, требующиеся для оперативной связи и внесения в системы.
3. Оформите доступы к ключевым корпоративным системам, таким как корпоративная почта, мессенджеры и таск-трекеры.
4. Отправьте новому специалисту письмо с четкой инструкцией, что нужно подготовить или проверить со своей стороны (например, установить необходимое ПО).

2. Техническая и организационная подготовка
Техническая готовность — залог того, что специалист сможет начать работу сразу, без потерь времени на настройку оборудования.

• Подготовьте рабочее место, если оно предусмотрено, или обеспечьте доставку оборудования (ноутбук, монитор и т.д.) для удаленной работы;
• Настройте и проверьте все необходимые аккаунты, доступы и лицензии к специализированному программному обеспечению. Важно, чтобы они были активны уже в день выхода;
• Подготовьте welcome-pack, содержащий брендированные сувениры и, возможно, полезные рабочие мелочи. Отправка его заранее создает приятное ощущение предвкушения.

3. Коммуникация и знакомство с командой
Личное взаимодействие с новым специалистом до старта значительно снижает уровень стресса и способствует быстрому вливанию в коллектив.

Информационное сопровождение
Отправьте новому специалисту Welcome-письмо с основной информацией:

• ФИО и контакты его непосредственного руководителя и наставника (buddy);
• Краткое описание структуры команды и ее основных проектов;
• План первого дня работы, включая время и место/ссылку для подключения.

Заочное знакомство
Хорошей практикой является представление нового специалиста команде заранее. Это можно сделать через внутренний чат или на короткой онлайн-встрече. Сообщите команде о его опыте и роли, а ему — кто есть кто. Это поможет ему почувствовать себя частью целого уже до старта.

В контексте пребординга, особенно когда специалист находится в другой юрисдикции, вопрос своевременных и прозрачных выплат выходит на первый план. Платформа Stape решает этот вызов, являясь удобным инструментом для мультивалютных переводов.

Stape — это специализированная платформа для мультивалютных переводов, созданная для упрощения трансграничных выплат специалистам и контракторам из разных стран. Мы минимизируем бюрократию и обеспечиваем полное соответствие местным и международным требованиям валютного контроля.

Как Stape помогает:

• Скорость: Настройка аккаунта занимает всего 1 день, а сами переводы выполняются оперативно — за 1–2 дня.
• Прозрачность: Комиссия Stape фиксированная и составляет 50 долларов, что гарантирует прозрачность и отсутствие скрытых платежей, которые могут возникнуть при использовании традиционных банковских каналов.

Использование такой платформы, как Stape, для осуществления выплат, демонстрирует заботу о новом специалисте и его финансовом комфорте, что является частью позитивного пребординга.

Чтобы ничего не забыть, используйте этот короткий чек-лист. Выполняя каждый из пунктов, вы гарантируете, что подготовка к выходу пройдет на высшем уровне.

1. Подтверждена и подписана вся необходимая документация.
2. Техническое оснащение (оборудование и доступы) готово и протестировано.
3. Назначен наставник (buddy), и он проинформирован о своих задачах.
4. Команда получила информацию о новом специалисте.
5. Отправлено Welcome-письмо с подробным планом первого дня работы.
6. Настроена система выплат (например, через Stape) и уведомлен специалист о процессе.

Пребординг — это инвестиция в будущую продуктивность специалиста. Уделите этому этапу должное внимание, и вы получите мотивированного и лояльного профессионала, готового к работе с первого же дня.