Что такое форма 1096 и как ее заполнить

Форма 1096, известная как Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns (Ежегодная сводная и сопроводительная ведомость по информационным декларациям США), является ключевым документом для любого бизнеса, осуществляющего определенные типы выплат нефизическим лицам или независимым контракторам. По сути, это сопроводительный лист, который отправляется в Налоговую Службу (IRS) вместе со всеми бумажными версиями информационных форм, которые компания обязана подать за налоговый год. Этот бланк не содержит информации о самих выплатах, а лишь суммирует и идентифицирует тип отправляемых деклараций.

Форма 1096 играет роль своего рода "обложки" для целого ряда важных информационных деклараций. Важно понимать, что на одну Форму 1096 можно сгруппировать только один тип информационных форм. Если вы подаете несколько видов деклараций (например, 1099-NEC и 1099-MISC), вам понадобится отдельная Форма 1096 для каждого из них.

К наиболее распространенным формам, которые требуют сопровождения Формой 1096, относятся:

1. Форма 1099-NEC (Nonemployee Compensation). Используется для отчета о выплатах независимым контракторам и фрилансерам.
2. Форма 1099-MISC (Miscellaneous Information). Применяется для отражения различных видов выплат, таких как арендная плата или призовые.
3. Форма 1099-INT (Interest Income). Отчет о выплаченных процентах.
4. Форма 1099-DIV (Dividends and Distributions). Декларация о дивидендах и распределении прибыли.
5. Форма 1099-R (Distributions From Pensions, Annuities, Retirement or Profit-Sharing Plans, IRAs, Insurance Contracts, etc.). Отчет о выплатах из пенсионных планов.

Обратите внимание: если вы подаете более 250 информационных форм любого типа, IRS требует их электронной подачи. В этом случае Форма 1096 не нужна.

Грамотное заполнение Формы 1096 критически важно для корректной обработки ваших информационных деклараций. Здесь мы рассмотрим ключевые поля, которые требуют особого внимания.

Раздел 1: Идентификация Отправителя 
Сначала необходимо предоставить информацию о компании, которая отправляет декларации, то есть о вас. Убедитесь, что все данные совпадают с теми, что вы указали в сопровождающих формах 1099.

• Имя Отправителя (Payer's name): Полное юридическое название вашей организации;
• Адрес и Город/Штат/Почтовый индекс (Address, City, State, ZIP code): Ваш текущий почтовый адрес;
• Идентификационный номер налогоплательщика (TIN): Вы должны выбрать, какой идентификационный номер вы используете. Если это EIN (Employer Identification Number), отметьте соответствующий флажок и введите номер. В качестве альтернативы может использоваться SSN (Social Security Number) или ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) в зависимости от структуры вашего бизнеса.

Раздел 2: Информация о Контактном Лице 
Этот раздел предназначен для того, чтобы IRS могла связаться с вами в случае возникновения вопросов. Введите имя, номер телефона и адрес электронной почты человека, который лучше всего разбирается в поданных формах.

Раздел 3: Суммирование Данных 
Это, пожалуй, наиболее важная часть, так как она суммирует данные из всех сопровождающих деклараций.

• Box 3. Total number of forms: Укажите общее количество бумажных информационных форм, которые вы прилагаете к данной Форме 1096. Например, если вы приложили 50 экземпляров Формы 1099-NEC, то введите число 50;
• Box 4. Federal income tax withheld: Общая сумма федерального налога, удержанного из всех выплат, которые вы суммируете. Если удержания не производились, введите ноль;
• Box 5. Total amount reported with this Form 1096: Общая сумма выплат, о которых сообщается во всех приложенных формах. Например, это общая сумма "Компенсации нефизическим лицам" (Nonemployee Compensation) из всех 1099-NEC.

Раздел 6: Тип Сопровождаемой Формы 
В поле Box 6 необходимо поставить крестик напротив только одной информационного формы, которую вы сопровождаете данной Формой 1096. Это подтверждает, что вы отправляете только один тип деклараций с этим сопроводительным листом.

После заполнения всех полей, уполномоченное лицо компании должно подписать бланк и указать дату.

Сроки подачи Формы 1096 тесно связаны со сроками подачи сопровождающих ее информационных форм. Например, для Формы 1099-NEC срок подачи — 31 января года, следующего за отчетным. Для большинства других форм 1099 крайний срок — 28 февраля, если подача осуществляется на бумаге. Всегда проверяйте актуальные сроки на официальном сайте IRS.

Форма 1096 вместе с приложенными формами отправляется по почте в соответствующий сервисный центр IRS. Адрес зависит от штата, в котором находится ваш основной офис, и типа информационных форм, которые вы подаете. IRS предоставляет подробные таблицы адресов, поэтому крайне важно свериться с ними, чтобы избежать задержек

Для компаний, которые регулярно работают с контракторами по всему миру, процесс управления выплатами и соблюдения международных требований может быть сложным, особенно когда речь идет о трансграничных переводах. Именно здесь в игру вступает Stape.

Stape — это платформа для мультивалютных переводов, специально разработанная для упрощения трансграничных выплат специалистам. Мы стремимся минимизировать бюрократию и обеспечить полное соответствие местным и международным требованиям валютного контроля. Это позволяет компаниям сосредоточиться на своей основной деятельности, а не на финансовой логистике.

Скорость и прозрачность:

• Настройка аккаунта занимает всего 1 день;
• Сами переводы выполняются оперативно — в течение 1–2 дней;
• Комиссия Stape фиксированная и составляет 50 долларов. Мы делаем акцент на прозрачности, гарантируя отсутствие скрытых платежей.

Используя Stape, вы обеспечиваете своевременные и соответствующие всем нормам выплаты вашим контракторам, освобождая ресурсы для более важных задач.

Форма 1096 является неотъемлемой частью процесса подачи информационных деклараций в IRS на бумаге. Это простой, но критически важный документ, который требует внимательности при заполнении и соблюдения строгих сроков. Правильное оформление гарантирует, что ваши данные будут корректно обработаны налоговой службой. А для тех, кто стремится оптимизировать международные расчеты, такие платформы как Stape предлагают надежные и прозрачные решения для упрощения выплат контракторам по всему миру.