Что такое форма I-9 и как ее заполнить

Форма I-9, официально именуемая "Свидетельство о праве на занятость" (Employment Eligibility Verification), является ключевым документом в системе делопроизводства Соединенных Штатов. Это требование федерального законодательства, введенное для подтверждения того, что все лица, начинающие профессиональную деятельность на территории США, имеют соответствующее разрешение на это.

Этот формуляр должен быть заполнен и проверен каждым юридическим лицом или организацией для каждого физического лица, которое предоставляет им свои услуги в обмен на вознаграждение. Данное правило касается не только граждан страны, но и иностранцев, обладающих правом на работу. Исключение могут составлять лишь краткосрочные домашние задания или деятельность, осуществляемая за пределами американской территории.

Цель формы предельно ясна: не допустить несанкционированную профессиональную деятельность и обеспечить соблюдение иммиграционного законодательства. Проверка права на работу — это обязанность компании, а предоставление точных данных — это ответственность лица, предоставляющего услуги.

Документ I-9 не является сложным, но его заполнение требует внимательности и точности. Формуляр структурирован таким образом, чтобы разделить ответственность и обеспечить поэтапную проверку сведений.

Он разделен на три основных секции:

1. Секция 1: Информация о лице, предоставляющем услуги, и его подпись. Эту часть заполняет сам человек, начинающий работу. Здесь указываются личные данные (имя, адрес, дата рождения), а также статус гражданства или иммиграционный статус. Крайне важно отметить, что заполнение этой секции должно быть завершено не позднее первого дня начала предоставления услуг.
2. Секция 2: Подтверждение со стороны организации. Эта секция заполняется официальным представителем организации после изучения оригиналов документов, подтверждающих право лица на занятость. Документы должны быть представлены не позднее, чем на третий день после начала предоставления услуг.
3. Секция 3: Повторное подтверждение и обновление. Этот раздел предназначен для тех случаев, когда требуется повторное подтверждение права на работу (например, истекает срок действия разрешения на работу) или когда лицо, предоставляющее услуги, меняет имя.

Организации обязаны хранить заполненные бланки I-9 в установленный срок и предоставлять их для проверки по запросу соответствующих федеральных ведомств, таких как Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) или Иммиграционная и таможенная полиция (ICE).

Процесс заполнения формы I-9 строго регламентирован и должен выполняться с соблюдением всех сроков. Вот как выглядит этот процесс для обеих сторон:

Шаг 1: Заполнение секции 1 (лицом, предоставляющим услуги)
Как уже упоминалось, лицо, начинающее работу, должно заполнить эту секцию к концу своего первого дня. Необходимо предоставить следующую информацию:

1. Полное имя, адрес, дата рождения, социальный номер (если имеется) и адрес электронной почты.
2. Указание своего статуса: гражданин США, негражданин США (но гражданин), законный постоянный житель, или иностранец, уполномоченный работать.
3. Подпись и дата заполнения. Если использовался переводчик или помощник, он также должен подписать форму.

Шаг 2: Представление документов
После заполнения Секции 1, лицо должно представить организации оригиналы документов, которые подтверждают его личность и право на занятость. Эти документы делятся на три категории:

• Список А: Документы, подтверждающие и личность, и право на занятость (например, действующий американский паспорт или карта постоянного жителя - Green Card);
• Список В: Документы, подтверждающие только личность (например, водительское удостоверение с фотографией);
• Список С: Документы, подтверждающие только право на занятость (например, карта социального обеспечения).

Лицу требуется предоставить:

• Один документ из Списка А;
• ИЛИ один документ из Списка В И один документ из Списка С.

Шаг 3: Заполнение секции 2 (организацией)
Представитель организации должен физически осмотреть оригиналы документов, убедиться в их подлинности и зафиксировать данные в Секции 2. Это должно быть сделано в течение трех деловых дней с момента начала предоставления услуг.

Организация обязана:

1. Записать название, номер и срок действия представленных документов.
2. Указать дату начала предоставления услуг.
3. Подписать Секцию 2, подтверждая, что документы были осмотрены и соответствуют всем требованиям.

Важно: Организации не разрешено требовать конкретные документы; выбор остается за лицом, предоставляющим услуги, при условии, что документы входят в утвержденные Списки A, B и C.

Управление международными выплатами, особенно при работе с контракторами из разных стран, часто сопряжено с валютными ограничениями и сложной бюрократией. Платформа Stape разработана, чтобы радикально упростить эти процессы, особенно в условиях, когда требуется обеспечить соответствие местным и международным требованиям валютного контроля.

Stape — это платформа для мультивалютных переводов, которая позволяет организациям оперативно переводить средства специалистам по всему миру. Это решение позволяет минимизировать административные сложности и риски, связанные с трансграничными операциями.

Процесс настройки работы с платформой занимает всего 1 день, а сами переводы выполняются за 1–2 дня. Это значительно ускоряет финансовое взаимодействие. Комиссия Stape фиксирована и составляет 50 долларов, что гарантирует прозрачность и отсутствие любых скрытых платежей, независимо от суммы перевода.

Используя Stape, компании могут сосредоточиться на своей основной деятельности, зная, что их международные расчеты обрабатываются быстро, безопасно и в полном соответствии с законодательством.