Автоматизация выплат и документооборота в IT-стартапе с удаленной командой
По данным Owl Labs, 60% компаний в мире уже перешли на гибридный или удаленный формат работы. Тренд создает новые риски для бизнеса. Например, ошибки в расчетах с подрядчиками или при оформлении договоров, что приводит как к незначительным убыткам, так и ощутимым штрафам.
Подобные риски актуальны для небольших стартапов. Процессы должны быть быстрыми, прозрачными и безопасными. Только так можно обеспечить быстрый time-to-market.
С подобным запросом к нам обратился команда разработчиков тв сфере Web/Mobile. Из соображений безопасности и этики мы не стали упоминать название компании. В этом кейсе мы покажем, как с помощью Stape удалось наладить процессы и оптимизировать взаиморасчеты с удаленными сотрудниками.
Подобные риски актуальны для небольших стартапов. Процессы должны быть быстрыми, прозрачными и безопасными. Только так можно обеспечить быстрый time-to-market.
С подобным запросом к нам обратился команда разработчиков тв сфере Web/Mobile. Из соображений безопасности и этики мы не стали упоминать название компании. В этом кейсе мы покажем, как с помощью Stape удалось наладить процессы и оптимизировать взаиморасчеты с удаленными сотрудниками.
О компании
Заказчик — стартап в сфере Web/Mobile Dev, базирующийся в одной из стран СНГ. Работает с клиентами из США и Европы. В команде 50 специалистов. Среди них разработчики, QA-инженеры, дизайнеры и project-менеджеры. Все сотрудники работают удаленно из разных стран.
Компания основана в 2023 году. На сегодняшний день ее оборот составляет $1,8 млн. Более 80% приходится на зарубежные контракты. Финансовый отдел состоит из двух человек и обслуживает все операции, включая выплаты исполнителям и отчетность перед инвесторами.
Компания основана в 2023 году. На сегодняшний день ее оборот составляет $1,8 млн. Более 80% приходится на зарубежные контракты. Финансовый отдел состоит из двух человек и обслуживает все операции, включая выплаты исполнителям и отчетность перед инвесторами.
С чем пришли в Stape
Чем больше сотрудников, там сложнее процесс администрирования выплат. Каждый месяц нужно было оформлять 50 актов, вручную считать налоги, формировать отчетность и проводить более 200 выплат в разных валютах.
«Мы тратили почти три дня в неделю только на подготовку документов и сверку данных с подрядчиками. Любая ошибка могла стоить нам контракта или доверия инвестора», — рассказывает CFO компании, Ирина Д.
Сложнее всего было работать с нерезидентами. Разные юрисдикции, разные налоговые требования, валютный контроль. Необходимость соблюдения compliance приводило к задержкам выплат.
Задачи и ожидания
К моменту внедрения решения команда заказчика сформулировала ключевые запросы:
- упростить оформление договоров и актов с подрядчиками;
- обеспечить прозрачные и безопасные выплаты исполнителям в разных странах;
- снизить нагрузку на бухгалтерию и минимизировать ручной труд;
- исключить риск ухода ключевых сотрудников;
- минимизировать влияние человеческого фактора на процессы.
«Мы искали сервис, который возьмет на себя юридическую и операционную часть выплат, чтобы мы могли сосредоточиться на продукте», —
комментирует CEO, Максим Л.
комментирует CEO, Максим Л.
Решение
Компания выбрала Stape как платформу, объединяющую все процессы в рамках единой экосистемы.
Что мы сделали:
Что мы сделали:
- перенесли существующие контракты в единую систему договоров со Stape;
- предоставили доступ исполнителям в личный кабинет, где можно выбрать валюту выплаты и отслеживать историю операций;
- автоматизировали документооборот: акты и инвойсы формируются и подписываются онлайн;
- обеспечили еженедельные выплаты исполнителям по заранее заданному графику;
- взяли на себя ответственность за оформление исполнителей и соблюдение законодательства в разных странах.
«Онбординг занял один день. Уже через неделю мы заметили, что объемы ручной работы значительно сократились», —
отмечает Compensation & Benefits manager, Сергей К.
отмечает Compensation & Benefits manager, Сергей К.
Результаты ДО и ПОСЛЕ внедрения Stape
Показатель | До Stape | После Stape |
Время на подготовку документов | ~20 часов в неделю | 0 |
Количество ручных ошибок в отчетах | 7–10 ежемесячно | 0 |
Задержки выплат | ~3 дня | отсутствуют |
Количество вовлеченных сотрудников | 3 (CFO, бухгалтер, C&B manager) | 1 (C&B manager) |
Количество стран выплат | 5 | 18 |
Что изменилось
- Сократилось время на администрирование выплат на 90%.
- Документы формируются автоматически и соответствуют требованиям валютного и налогового законодательства.
- Повысилась удовлетворенность исполнителей: более 95% отмечают регулярность и предсказуемость выплат.
- Компания сэкономила около 1040 часов в год, которые теперь используются для работы над продуктом и клиентскими проектами.
«Мы больше не думаем о рисках, валютных ограничениях и бумажной работе. Все процессы отлажены и работают по расписанию», —
резюмирует CEO, Максим Л.
резюмирует CEO, Максим Л.
Итог
Внедрение Stape позволило бизнесу полностью автоматизировать процесс расчетов с удаленными исполнителями, снизить операционные риски и обеспечить юридическую прозрачность бизнеса. Для быстрорастущего стартапа с международной командой это стало ключевым шагом к масштабированию.
Если вы работаете с распределенной командой, хотите автоматизировать документооборот и выплаты — рассмотрите Stape.
Если вы работаете с распределенной командой, хотите автоматизировать документооборот и выплаты — рассмотрите Stape.