Топ ошибок при оформлении договоров с фрилансерами в Беларуси

Стремительное развитие удаленной работы и популярность привлечения независимых специалистов (фрилансеров) по всему миру открывают для бизнеса новые горизонты. Однако такая гибкость несет в себе и юридические риски, особенно в вопросах оформления отношений. В Беларуси эта тема стоит особенно остро. Ошибки в документации могут привести к переквалификации гражданско-правового соглашения в фактически трудовые отношения. Это влечет за собой доначисление налогов, штрафы и значительные финансовые потери для компании.

Основная проблема заключается в том, что контролирующие органы могут признать характер взаимодействия не как отношения "заказчик-исполнитель", а как отношения, регулируемые трудовым законодательством. Чтобы этого избежать, необходимо уделять максимум внимания деталям и формулировкам каждого документа. Мы собрали топ-5 самых распространенных ошибок, которые допускают компании при работе с фрилансерами в юрисдикции Беларуси.

Многие компании по инерции используют типовые формы, не учитывая специфику отношений с фрилансером. В Беларуси для оформления отношений с физическими лицами, которые выполняют определенную работу или оказывают услуги, чаще всего используются договоры подряда или договоры возмездного оказания услуг.

Крайне важно четко обозначить предмет договора. Это должно быть описание конкретного конечного результата работы, а не процесс или выполнение должностных обязанностей. Например, вместо "выполнять работу менеджера по контенту", нужно указать "создать 10 SEO-оптимизированных статей на заданные темы к определенной дате".

Это, пожалуй, самая критическая ошибка. Включение в гражданско-правовое соглашение условий, характерных для трудовых отношений, является прямым путем к переквалификации. Необходимо исключить любые формулировки, которые указывают на подчинение внутреннему распорядку или регулярный характер выполнения функций.

Вот несколько типичных «красных флагов», которые стоит исключить из договора и практики взаимодействия:

1. Установление фиксированного рабочего времени (например, с 9:00 до 18:00).
2. Упоминание должности вместо вида работ или услуг.
3. Обязательство фрилансера соблюдать внутренний график компании, отчетность о начале и конце рабочего дня.
4. Предоставление исполнителю социальных гарантий, не предусмотренных гражданским законодательством.

Систематическое, регулярное выполнение одних и тех же функций на постоянной основе, вместо выполнения разовых задач.

Вопросы оплаты часто становятся причиной споров и привлекают внимание налоговых органов. Важно не только прописать сумму и порядок оплаты, но и обеспечить ее своевременность и документальное подтверждение. Для контрактора в Беларуси необходимо четко указать, как будет производиться оплата — за конкретный этап работы, после полной сдачи или ежемесячно, но обязательно за результат.

С целью обеспечения юридической чистоты и своевременности выплат, многие компании используют специализированные платформы, особенно при работе с международными фрилансерами.

Stape — это надежная платформа для мультивалютных переводов, которая была разработана для упрощения трансграничных выплат специалистам. Платформа берет на себя минимизацию бюрократии, связанной с международными переводами, и обеспечивает соответствие местным и международным требованиям валютного контроля.

• Прозрачность и предсказуемость: Вы получаете полную прозрачность транзакций. Комиссия Stape фиксированная — 50 долларов, и в ней нет скрытых платежей.
• Скорость: Настройка аккаунта занимает всего 1 день, а переводы исполнителю осуществляются за 1–2 дня.

Согласно гражданскому законодательству, завершение отношений по договору подряда или оказания услуг должно подтверждаться актом сдачи-приемки. Этот документ является ключевым доказательством того, что фрилансер выполнил конкретный объем работ, и заказчик его принял. Игнорирование или формальный подход к оформлению этих актов — серьезная юридическая ошибка.

Акт должен содержать:

1. Четкое описание выполненных работ или оказанных услуг, соответствующих предмету договора.
2. Подтверждение того, что у сторон нет претензий друг к другу.
3. Дату составления и подписи обеих сторон.

Регулярность составления актов также играет роль. Если акты подписываются раз в год, но фрилансер получал ежемесячные выплаты, это может быть воспринято как косвенное подтверждение трудовых отношений.

В креативных и IT-сферах, где фрилансеры создают контент, код, дизайн или другие объекты интеллектуальной собственности, отсутствие четкого раздела о переходе прав на ИС — это мина замедленного действия. Заказчик должен быть уверен, что он получает исключительные права на созданный продукт.

В договоре необходимо ясно прописать, что все авторские права и имущественные права на результат работы переходят к заказчику с момента подписания акта сдачи-приемки. Важно также указать размер вознаграждения за отчуждение этих прав. Четкое юридическое оформление ИС защищает бизнес от будущих исков со стороны контрактора.

Работа с фрилансерами и независимыми специалистами — это эффективный инструмент масштабирования бизнеса. Однако он требует дисциплины в юридическом оформлении. Избежав пяти перечисленных критических ошибок — от правильного выбора типа договора до оформления ИС — вы минимизируете риски переквалификации отношений и сможете сосредоточиться на развитии вашего проекта в Беларуси.

Использование прозрачных и легальных платежных инструментов, таких как Stape, дополнительно упрощает взаимодействие, позволяя сфокусироваться на бизнес-задачах, а не на бюрократических сложностях.